Mail Merge pada OpenOffice

     Mail Merge adalah sebuah fasilitas yang digunakan untuk membuat atau mengirim surat dengan isi surat yang sama tetapi tujuan pengirimannya berbeda, sehingga tidak perlu cape menulis banyak. Kali ini saya akan membuat mail merge dengan OpenOffice menggunakan Text Document atau Writer.

    Writer adalah bagian dari OpenOffice.org yang digunakan sebagai aplikasi pengolah kata. Writer memiliki kemampuan dalam pengelolaan dokumen berbasis teks. Aplikasi openoffice Writer atau Writer adalah aplikasi penolah kata yang memiliki kecanggihan yang sama dengan Ms. Word.

      Program ini sangat mudah digunakan untuk membuat memo cepat, sangat stabil dan mampu untuk membuat dokumen dengan banyak halaman serta banyak gambar dan judul heading. Selain itu, kelebihannya adalah pengaturan formating untuk bullet and number yang sangat mudah (diatur terintegrasi melalui satu toolbar).

      Pada kali ini saya akan membahas tentang bagaimana cara membuat Mail Merge dengan OpenOffice.

Mail Merge dengan OpenOffice

1. Buka Openoffice, lalu pilih Text Document

2.  Klik Tool, lalu klik Mail Merge Wizard

3. Pilih Use the corrent document, lalu klik Next

 

4. Pilih Letter, lalu klik Next

 

5. Klik Select Address List

 

6. Klik Add, lalu klik Open 

 

7. Lalu klik Ok

8. Kemudian kembali lagi ke jendela Mail Merge, lalu centrang This document shall contain an
      address block dan klik More untuk menentukan format alamat yang akan tampil sesuai
     dengan yang anda inginkan.

9. Selanjutnya tentukan field-field yang ingin digunakan dan dicetak pada dokumen dengan

      cara memilih data disebelah kiri lalu klik arah panah ke kanan. Untuk mengatur arah letak bisa

      menggunakan tanda panah kanan, atas dan bawah.

 

      Maka akan jadi seperti ini. Lalu klik Ok

 

10. Kembali lagi ke jendela Mail Merge Wizard, klik Match Fields untuk menentukan field-field

     pada wizard dengan kolom-kolom pada tabel yang kita miliki

11. kemudian melihat hasil yang telah dibuat sebelumnya

12. Selanjutnya kita dapat menentukan apakah surat memakai kata pembuka atau tidak, jika ingin

      memakai kata pembukan beri tanda centrang. Jika sudah selesai diatur klik Next

13. Kemudian kita atur posisi pada kertas yang akan dicetak/layout. Lalu klik Next.

14. Langkah selanjutnya untuk mengedit document sebelumnya, jika dirasa sudah cukup dan tidak
      perlu diedit maka klik Next.
 

15. Langkah untuk membuat halaman khusus didalam halaman mail merge, jika tidak memiliki
      halaman khusus klik Next.
 

16. Langkah selanjutnya adalah mencetak document dengan mengeklik Print merged document. kita
      dapat mengeprint langsung semua halaman dengan pilih Print all document atau perhalaman
      dengan pilih from.
 

17. Dan ini hasilnya.

Mail Merge Untuk Membuat Label Undangan

Mail Merge juga bisa untuk membuat label undangan. Kali ini saya akan membahas untuk membuat Label Undangan dengan Mail Merge di OpenOffice. Caranya yaitu:
 






1. Buka OpenOffice lalu pilih Text Document
 

2. Klik File, pilih New, dan klik Labels
 

3.  Atur ukuran yang diinginkan, lalu klik Save

4. Isilah namanya, kemudian klik Save


5. Jika sudah di simpan klik New Document

6. Maka hasil seperti di bawah ini.

 

7. Siapkan file di Calc untuk seluruh data nama dan alamat yang ingin kita tuju. Contoh seperti di

    bawah ini.

 

8. Kembali lagi ke file yang dibuat sebelumnya di Writer. Klik Tool kemudian klik Mail Merge Wizard.

9. Klik Select Different Address List


10. Klik Add lalu pilih data yang kita buat tadi di file Calc. Kemudian klik Ok.

 

11. Kemudian klik Cancel



12. Klik menu View, lalu klik Data Sources

13. Kemudian klik kiri pada Data nama-alamat, lalu klik Tables dan klik Sheet1.

14. Klik dan Drag nama kolomnya ke kotak label di dibawahnya.

15. Kemudian klik Insert→Fields→ Other.

 

16. Pilih tab Database, lalu pilih Next Record, kemudian klik Insert, lalu klik Close.

17. Kemudian Copy ke semua kotak.

18. Untuk melihat hasilnya klik Tool dan klik Mail Merge Wizard. Pilih 8. Save print or send. setelah

      setelah proses pilih Save starting document dan klik Finish.

19. Dan ini hasilnya.

Mencetak Amplop

Kalian ini saya ingin membahas tentang mencetak amplop menggunakan OpenOffice. Caranya yaitu:

1. Buka Openoffice lalu pilih Text Document.

2. Klik Insert dan klik Envelope



3. Tentukan alamat pengirim.

 

4. Pada bagian format, atur ukuran amplop, margin, position dan lain sebagainya.

5. Pada bagian Printer untuk menentukan sesuaikan setingan posisi kertas pada printer, agar hasil cetakan dapat tepat. Jika sudah sesuai klik Insert

6. Dan hasilnya seperti ini.
 

 Mengirim surat melalui Email Messagers pada OpenOffice
 Kali ini saya akan membahas cara mengirim surat yang sebelumnya sudah dibuat melalui Email dengan Mail Merge pada OpenOffice.

1. Kita bukan OpenOffice, lalu pilih Text Document

2. Kita buat surat yang ingin dikirim.

3. Pilih Tools lalu klik Mail Merge Wizard

4. Pilih Use the current document

5. Pilih E-mail message, lalu klik Next
 

 6. Pilih Select Address List

 7. Pilih Add untuk memilih data yang sebelumnya sudah dibuat.

8. Pilih data lalu klik Open

 9. Setelah data di pilih klik Ok.

 10. Pada tahap ke 4, ini menentukan apa surat ingin di beri sambutan atau tidak. Jika kita ingin di beri kata sambutan maka beri centrang, dan jika tidak, tanda centrang bisa kita hilangkan lalu klik Next.

11. Pada tahap ke 5, kita dapat mengatur ukuran kertas. Jika kita tidak ingin mengatur pilih Next

12. Pada tahap ke 6, kita dapat merubah dokumen yang tadi di buat sebelum dikirim. Pilih Edit Document jika ingin di rubah dan jika tidak ingin di rubah cukup klik Next.

 13. Pada tahap ke 7, cukup klik Next.

14.Pada tahap ke 8, pilih Send merge document in E-Mail. Lalu pilih Send Document.

15. Kemudianisi nama pengirim dan alamat Email pengirim.

 16. Klik Ok

 17. Pada tampilan Sending E-Mail Messages klik Continue

 18. Setelah dikirim klik Finish.